📘 Руководство по работе с порталом охраны труда

Откройте адрес своего портала и войдите под учётной записью специалиста. Логин и пароль выдаёт обслуживающая организация при подключении.

После входа открывается Панель управления — плитки разделов и сводка: сколько работников, что просрочено, что горит сегодня. Одна плитка на панели пульсирует: это та, с которой нужно работать прямо сейчас. Портал никогда не подсвечивает две сразу.

Рядом со стрелкой «назад» стоит круглая кнопка «?». Она отвечает на четыре вопроса: что здесь делаем, зачем это нужно, как это сделать и что будет, если не сделать. У отдельных задач есть золотой значок «!» — то же самое, но про конкретное действие.

Портал понимает, в каком вы положении, и ведёт себя по-разному. Новое предприятие — система охраны труда строится с нуля, задачи разложены по дням. Аудит — система уже есть, но сменился специалист: портал предлагает проверить её чужими руками, а не строить заново. Штатный режим — всё построено, остаётся поддерживать.

Тот же план, но по датам. Задачи из чек-листа сами раскладываются по дням, а выполненное отмечается в обоих местах разом — двух списков вести не нужно. Щелчок по дню открывает, что на него назначено.

Офису из пяти человек не нужны задачи завода. Портал смотрит на штатное расписание и вид деятельности и оставляет только то, что относится к вам: нет транспорта — нет задач по транспорту, нет высотных работ — нет соответствующего обучения.

Полное и краткое название, ИНН, КПП, ОГРН, адреса, телефон, почта, руководитель и основание его полномочий. Всё это подставляется в документы автоматически.

Загрузите логотип предприятия — он появится в шапке портала и в бланках документов. Хранится в базе, а не в папке, поэтому переживает переезды.

Переключатели разделов: транспорт, высотные работы, электробезопасность, пожарная безопасность и другие. Портал предлагает набор сам — по штатному расписанию, — но решаете вы.

ФИО, должность, подразделение, дата приёма, размеры одежды и обуви для СИЗ. Должность выбирается из общероссийского классификатора — это важно: по ней портал сам подберёт нормы, инструкции и обучение.

Если людей много, не вводите по одному: скачайте образец таблицы, заполните в Excel и загрузите обратно. Портал разберёт файл и покажет, что понял, до того как записать.

При приёме портал сам соберёт пакет мероприятий по новому работнику: вводный инструктаж, первичный на рабочем месте, медосмотр при необходимости, выдача СИЗ. При увольнении укажите дату — человек уйдёт из расчётов, но останется в журналах, как и требует закон.

Отчёт спецоценки загружается одним файлом — тем самым, что выдала оценивающая организация. Портал разберёт его и разложит по рабочим местам: класс условий труда, вредные факторы, положенные гарантии.

Портал сравнивает рабочие места из отчёта с действующим штатным расписанием и показывает расхождения: должность есть, а спецоценки по ней нет. Это прямой повод для внеплановой оценки, и инспекция смотрит именно на это.

Спецоценка действует пять лет. Портал следит за датой и заранее поставит задачу — искать её в бумагах не придётся.

Список должностей, подлежащих осмотрам, с указанием пунктов приказа и периодичности. Собирается из штатного расписания и результатов спецоценки. Это первый документ, который просит инспектор.

Из контингента вырастают поимённые списки и направления на осмотр по каждому работнику. Печатать вручную ничего не нужно.

Внесите дату пройденного осмотра — портал сам посчитает, когда следующий, и поставит задачу заранее. Просроченные попадают в раздел сроков.

По каждой должности штатного расписания портал предлагает проект норм: что выдавать, сколько и на какой срок. Проект правится и утверждается приказом. Пока норм нет, портал напоминает об этом на панели.

В справочнике заводится номенклатура: наименование, срок носки, ГОСТ, класс защиты. Выдача отмечается в карточке работника — с датой, размером и сроком годности. Личная карточка учёта формируется сама.

Поставщики, закупка, склад, бюджет, договор — если предприятию это нужно. Портал считает потребность по нормам и штатному расписанию.

Программа А — общие вопросы охраны труда, программа Б — безопасные методы и приёмы работ, и отдельно обучение оказанию первой помощи пострадавшим. Портал следит за сроками переобучения. Протоколы проверки знаний формируются с составом комиссии из штатного расписания и регистрационным номером.

Четыре обучения работники проходят группами, независимо от должности: оказание первой помощи пострадавшим, электробезопасность с присвоением I группы неэлектротехническому персоналу, пожарная профилактика, а также гражданская оборона и действия в чрезвычайных ситуациях. Всё остальное назначается уже по профессии и занимаемой должности — работы на высоте, обслуживание сосудов под давлением, управление погрузчиком и прочее.

Вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой. Повторный — не реже раза в шесть месяцев; портал считает срок сам и напоминает. Программы инструктажей собираются по профессиональным группам.

Инструктаж можно провести в электронном виде: работник открывает текст в своём кабинете и подтверждает ознакомление. Отметка попадает в журнал.

Портал предлагает перечень опасностей для каждой должности — по виду работ и результатам спецоценки. Список правится: что-то у вас не встречается, что-то нужно добавить.

Каждая опасность оценивается по вероятности и тяжести последствий. Для значимых рисков назначаются меры управления и сроки. Из этого вырастает план мероприятий по улучшению условий труда.

Оценку пересматривают не реже раза в год, а также после происшествия или изменения технологии. Портал ставит задачу сам.

Все документы собраны в одном месте, с состоянием: готов, черновик, не начат. Отсюда же видно, чего не хватает для полноты папки.

Создать, отредактировать текст, сохранить в каталог, выгрузить в Word, распечатать, приложить скан подписанного оригинала, опубликовать для работников. Одинаково у всех — искать особый порядок не нужно.

Везде, где можно загрузить файл, можно и сфотографировать страницы телефоном — и добавлять их по одной, пока документ не кончится. Приказ на пяти листах загружается пятью снимками.

Список отсортирован по дате: самое горящее первым. Просроченное помечено отдельно. Щелчок по строке ведёт прямо туда, где это чинится.

Вторая половина экрана — не про даты, а про пробелы: должности без норм СИЗ, работники без инструктажа, должности вне контингента медосмотров, должности без оценки рисков. Это то, что инспектор найдёт за пять минут.

Обход ведётся с телефона прямо на месте: список участков, по каждому — что проверить. Нарушение фиксируется фотографией и попадает в акт, а из акта — в план устранения со сроком и ответственным.

Учёт микротравм обязателен. Портал ведёт журнал, помогает разобраться в причинах и следит за сроками расследования: микротравма — три дня, несчастный случай — три или пятнадцать в зависимости от тяжести.

На стенде «Уголок охраны труда» висит QR-код и короткая инструкция. Работник наводит камеру, открывает портал и входит по своей профессии и личному коду. Фамилия при входе нигде не звучит — этого требует закон о персональных данных.

Свою профессию, положенные ему СИЗ и что уже выдано, свои инструктажи и обучение, дату следующего медосмотра, инструкцию по своей должности. Чужих данных он не видит — только свои.

С той же страницы работник может написать специалисту по охране труда — спросить, пожаловаться на условия, сообщить о микротравме. Это выполняет требование об обратной связи и не требует бумаги.

Спросите словами: что положено сварщику, как оформить перевод, какая периодичность осмотра. AI СОТ отвечает со ссылкой на норму, а не общими словами.

Инструкции по должностям, программы инструктажей, перечни опасностей — помощник готовит проект, вы правите и утверждаете. Проект строится по вашей штатке и вашей спецоценке, а не по чужому образцу.

У задач есть значок «!» с кнопкой «Подробное обучение». Она открывает разбор: что это простыми словами, на какой норме основано, как сделать по шагам, какие ошибки типичны.